A gestão de tempo no trabalho é uma habilidade importante para todos, independentemente se você é empreendedor ou colaborador em uma empresa. Saber fazer esse gerenciamento é o que te permite realizar as suas tarefas com qualidade e se sentir mais produtivo.
Continue a leitura do artigo para conhecer três dicas práticas que vão tornar a sua rotina muito mais organizada e leve!
Como fazer uma boa gestão de tempo? Confira 3 dicas
Fazer uma boa gestão de tempo no trabalho não significa que você deve encaixar o máximo de atividades no seu dia que já é agitado. A ideia aqui é viabilizar a realização de tudo o que você precisa fazer em determinado momento e organizar o que não é possível ou não precisa ser feito agora.
As dicas abaixo seguem essa visão, a fim de minimizar aquela sensação de ser engolido pelas demandas que aparecem.
1. Utilize a matriz de Eisenhower
Sabe aqueles dias em que a gente planeja todas as atividades, mas quando chegamos ao fim do expediente percebemos que não fizemos nada porque estávamos “apagando incêndios” a todo momento? Essa é uma sensação frustrante que a matriz de Eisenhower pode ajudar a amenizar.
Como você pode ver, na imagem existem quatro quadrantes para categorizar as tarefas que aparecem ao longo do dia:
- tarefas urgentes e importantes: faça imediatamente;
- tarefas não urgentes e importantes: agende o melhor momento para realizá-la;
- tarefas urgentes e não importantes: delegue;
- tarefas não urgentes e não importantes: não faça.
Seguindo essa matriz, é possível organizar todas as tarefas importantes que não precisam de atenção imediata. Além de garantir que, se for preciso interromper o seu planejamento diário, isso só irá acontecer caso algo realmente urgente apareça.
2. Use a regra dos dois minutos
A matriz de Eisenhower vai organizar as suas tarefas de acordo com a ordem de prioridade, contudo, para melhorar a sua organização pessoal, existem algumas que devem ser feitas imediatamente — se forem importantes, é claro: aquelas que demoram menos de dois minutos para serem concluídas.
Assim, você tira do seu caminho aquelas “coisinhas” que, quando acumuladas, se tornam um verdadeiro monstro na rotina porque vão demandar muito tempo para serem feitas.
3. Organize o seu tempo em blocos de atividades
Fazer uma excelente gestão de tempo significa ser dono da sua agenda — as duas dicas anteriores já ajudam bastante nesse sentido. Agora vamos para uma prática que vai ajudar você a fugir das interrupções: organizar o seu dia em blocos de atividades.
Para isso, você pode usar uma agenda, um planner ou ferramentas virtuais, como o Google Calendar. Primeiro, elenque as atividades que você precisa fazer naquele dia ou semana. Em seguida, distribua essas tarefas estimando o tempo de duração de cada uma delas.
Por exemplo, às 10h da segunda-feira você tem uma reunião de uma hora com um cliente, mas precisa de um tempo para se preparar. Na sua agenda, marque que estará ocupado com essa atividade das 9h até às 11h.
Enquanto estiver se concentrando neste bloco de atividade, desative as notificações e evite ao máximo interrupções. Após a reunião, separe uma breve pausa e, em seguida, destine um tempo para responder os e-mails e mensagens que podem ter chegado neste período.Seguindo essas dicas, o seu dia a dia no trabalho será muito mais produtivo e você alcançará muito mais resultados. Quer continuar aprendendo técnicas que vão otimizar a sua performance? Então confira também o artigo com dicas para ter um negócio de sucesso!
